ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREVLERİ:

a)    Başkanlığa doğrudan müracaat eden şahıs ve kurumların randevu taleplerini inceleyerek Başkanın programına göre görüşmeleri organize etmek,

b)    Başkanlığı ilgilendiren konularda toplantı, brifing ve görüşmeleri organize etmek, sonuçlarına ilişkin tutanakları SDP’ye uygun şekilde arşivlemek, gerekli olanları ilgili Müdürlüklere yönlendirmek,

c)    Başkan tarafından yapılacak olan görüşmelere ilişkin görüşme öncesinde her türlü ve gerekli hazırlığı yapmak,

ç)    Başkanlık makamına gelen ziyaretçileri karşılamak, talep ve şikayetlerini alarak takibini yapmak,

d)    Başkanlık makamından gelen talimatları ilgili müdürlüklere ulaştırmak, talimatların takip ve kontrolünü yaparak sonuçlanmasını sağlamak,

e)    Başkanlık adına yapılan resmi tören, açılış, kokteyl, şölenler ve benzeri etkinliklerde ilgili birim ve kuruluşlarla koordinasyon sağlamak, ikram ve hediyeleri hazırlamak,

f)    Milli ve dini bayramlarda Belediyede yapılacak olan kutlamaları organize etmek, ikramları hazırlamak,

g)    Etkinliklere başkanlık adına çelenk, çiçek ve tebrik göndermek,

ğ)    Belediye Başkanının katılmadığı organizasyona Başkanlık makamı adına mesaj ya da çiçek göndermek,

h)    Başkana gelen davetiyeleri başkana sunmak,

ı)    Başkana gelen mektup ve dilekçeleri değerlendirerek evrak kayıt yönetim sistemi üzerinden kayıt ve ilgili birimlere havalesinin yapılmasını sağlamak,

i)    Başkanın resmi yazışmalarını, müdürlüğün tüm yazışmalarını takip etmek ve sonuçlandırılmasını sağlamak,

j)    Müdürlüklerce Belediye Başkanının onayına gönderilen yazıları sunmak, onaya müteakip ilgili birimlere dağıtılmasını sağlamak, k) Başkanlık makamının tertip ve düzenini sağlamak,

l)    Başkanın yurt içi ve yurt dışı programlarına göre iletişim, ulaşım ve konaklama gibi her türlü planlamayı yapmak,

m)    Belediyenin yurtdışı dış ilişkilerini örgütlemek, sağlamak, bununla ilgili bilgilendirme toplantılarıdüzenlemek,

n)    Yurtdışındaki yerel yönetim alanındaki deneyimin belediyeye aktarılması için platformlar oluşturmak, ilgili kurum ve kuruluşlarla iletişim içinde olmak,

o)    Belediye Başkanının ağırlama, kutlama, tören, haberleşme, temsil, yurtiçi ve yurt dışı seyahatlerindeki yazışma ve tahakkuk işlemlerini yapmak,  

     ile sorumludur.

ÖZEL KALEM MÜDÜRÜ

SELAHATTİN KELLECİ